Videosorveglianza

Videosorveglianza a norma per Enti pubblici e Imprese

Impianti fissi, bodycam, dash cam, fototrappole, lettori di targa e varchi. Verifica, regolarizzazione e gestione.

Premessa

Un impianto di videosorveglianza a norma richiede quattro cose: una finalità lecita e dichiarata, l’informativa nelle due forme previste, il rispetto dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori quando riprende luoghi in cui si lavora e, nei casi a rischio elevato, una valutazione d’impatto svolta prima dell’accensione.

È l’area in cui riscontriamo il maggior numero di irregolarità, e quasi sempre su impianti già in funzione da anni. Regolarizziamo senza spegnere le telecamere.

Le quattro regole che valgono per ogni impianto

Finalità dichiarata e lecita. La finalità va individuata prima dell’installazione e determina tutto il resto: quali aree riprendere, quanto conservare, chi può accedere. Un impianto installato «per sicurezza» e poi usato per verificare gli orari del personale tratta dati per una finalità diversa da quella dichiarata, in violazione dell’art. 5, paragrafo 1, lettera b) del Regolamento UE 2016/679.

Informativa su due livelli. Il cartello va collocato prima di entrare nell’area ripresa, deve essere visibile anche di notte e deve rinviare a un’informativa completa ai sensi dell’art. 13. L’informativa su due livelli è quella indicata dal Comitato europeo per la protezione dei dati nelle linee guida 3/2019, adottate nella versione definitiva il 29 gennaio 2020; il modello grafico di cartello semplificato in uso in Italia è pubblicato dal Garante nelle FAQ sulla videosorveglianza. Il cartello da solo non basta; l’informativa completa senza cartello nemmeno.

Conservazione limitata. Il termine va commisurato alla finalità e motivato. Salvo che una norma di legge fissi una durata determinata, spetta al titolare individuare i tempi di conservazione in base al contesto, alle finalità e al rischio per i diritti e le libertà delle persone: è quanto il Garante ha chiarito nelle FAQ sulla videosorveglianza del 3 dicembre 2020, che superano su questo punto il provvedimento generale dell’8 aprile 2010. Il criterio operativo è la soglia argomentativa: oltre le settantadue ore, la giustificazione dello scopo e della necessità deve essere tanto più documentata. Per la videosorveglianza comunale di sicurezza urbana esiste invece un termine di legge: sette giorni dalla rilevazione, salve esigenze ulteriori (art. 6, comma 8, D.L. 11/2009). Conservare più a lungo senza motivazione documentata è una delle contestazioni più frequenti.

Rispetto dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori. Vale ogni volta che l’impianto riprende luoghi in cui si svolge attività lavorativa, anche se il controllo dei lavoratori non è l’obiettivo. Serve l’accordo con le rappresentanze sindacali oppure il provvedimento di autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro. Vale anche per gli enti pubblici: l’art. 51, comma 2, del D.Lgs. 165/2001 stabilisce che lo Statuto dei lavoratori si applica alle pubbliche amministrazioni a prescindere dal numero dei dipendenti. È il punto che viene frainteso più spesso.

Art. 4 dello Statuto: il punto in cui si sbaglia

L’art. 4 della legge 300/1970 non ammette regolarizzazioni retroattive. Un impianto attivato senza accordo sindacale né autorizzazione resta irregolare per tutto il periodo in cui ha funzionato, e le riprese di quel periodo rischiano di essere ritenute inutilizzabili anche in sede disciplinare o giudiziaria.

La procedura corretta è quella di ottenere il titolo prima dell’accensione. Quando l’impianto è già in funzione, l’intervento consiste nel ricostruire la posizione, presentare l’istanza o negoziare l’accordo, e nel frattempo limitare il trattamento a ciò che è difendibile.

• verifica della legittimità degli impianti esistenti e ricostruzione della posizione
• predisposizione dell’istanza alla sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro o, quando le unità produttive ricadono negli ambiti di più sedi territoriali, alla sede centrale
• supporto nella negoziazione dell’accordo con le rappresentanze sindacali
• disciplina degli strumenti di lavoro e dei sistemi di registrazione di accessi e presenze esclusi dalla procedura ai sensi dell’art. 4, comma 2
• informativa ai lavoratori sulle modalità d’uso e sui controlli, condizione di utilizzabilità ai sensi dell’art. 4, comma 3

I dispositivi, uno per uno

Impianti fissi

Il caso ordinario. Le criticità ricorrenti riguardano l’angolo di ripresa che eccede l’area di pertinenza, le telecamere orientate su ingressi, spogliatoi o aree di pausa, i sistemi collegati a monitor accessibili a chiunque e gli impianti gestiti da un fornitore senza atto di designazione a responsabile ai sensi dell’art. 28.

Bodycam

In dotazione alla polizia locale e, in ambito privato, a personale di vigilanza e controllo. La ripresa è mobile, discontinua e coinvolge soggetti che non possono essere informati da un cartello: l’informativa va assicurata con altri mezzi, tipicamente la segnalazione sonora o visiva dell’avvio della registrazione e la pubblicazione del regolamento d’uso. Servono inoltre regole documentate su quando la registrazione può essere avviata, chi può visionare i filmati e come sono tracciati gli accessi.

Per gli enti si aggiunge il trattamento per finalità di prevenzione e accertamento dei reati, disciplinato dal D.Lgs. 51/2018 anziché dal Regolamento, che si applica alle riprese effettuate nell’esercizio delle funzioni di polizia giudiziaria e non a quelle di polizia amministrativa: la distinzione va portata nel regolamento d’uso, non lasciata all’agente sul campo.

Dash cam

Telecamere installate a bordo di veicoli. Su mezzi aziendali o di servizio la ripresa dell’abitacolo o la registrazione continua durante il turno realizzano un controllo a distanza dell’attività lavorativa e ricadono nell’art. 4 dello Statuto. Vanno definite le condizioni di attivazione, la conservazione e la separazione fra il dato di guida e il dato personale del conducente.

Fototrappole per l’abbandono di rifiuti

Il decreto-legge 8 agosto 2025 n. 116, convertito con legge 3 ottobre 2025 n. 147, ha inserito il comma 1-ter nell’art. 255 del D.Lgs. 152/2006: l’accertamento delle violazioni indicate ai commi 1.2 e 1-bis può avvenire senza contestazione immediata, attraverso le immagini riprese da impianti di videosorveglianza posti fuori o all’interno dei centri abitati, e la competenza sanzionatoria per la violazione del comma 1-bis è del Sindaco. Parallelamente, il nuovo comma 5-quater dell’art. 201 del Codice della Strada consente l’accertamento differito del getto di rifiuti di piccolissime dimensioni su tutte le strade, comprese quelle urbane, con visione in diretta o entro ventiquattro ore e con orario certificato conforme al tempo coordinato universale.

La norma rafforza la base giuridica per fattispecie determinate, non introduce alcuna autorizzazione generalizzata: restano integralmente applicabili i principi di liceità, proporzionalità e minimizzazione, l’obbligo di informativa e la valutazione d’impatto. Il Garante ha ripetutamente circoscritto l’impiego dei dispositivi mobili ad aree specifiche in cui insiste un rischio effettivo di abbandono, in via subordinata rispetto a strumenti alternativi e con angolo di ripresa limitato a quelle aree. La differenza fra sanzione che regge e sanzione che cade sta nel regolamento comunale, nell’informativa e nella documentazione dell’installazione.

• regolamento comunale sull’impiego dei dispositivi mobili di videosorveglianza ambientale
• valutazione d’impatto e individuazione delle aree presidiate
• documentazione dell’apposizione della cartellonistica, con evidenza probatoria
• disciplina della catena di custodia delle immagini utilizzate ai fini sanzionatori
• verifica dei requisiti tecnici di certificazione dell’orario di accertamento
• raccordo con il regolamento generale di videosorveglianza dell’ente

Lettori di targa e varchi

I sistemi di lettura automatica delle targhe trattano dati che consentono di ricostruire gli spostamenti di una persona. La finalità cambia radicalmente il regime applicabile: il controllo degli accessi a una zona a traffico limitato, la rilevazione delle violazioni al codice della strada e il presidio di sicurezza urbana rispondono a basi giuridiche diverse e comportano tempi di conservazione diversi. L’interconnessione con altre banche dati e la conservazione dei transiti regolari sono i due punti su cui si concentrano i rilievi.

• individuazione della base giuridica per ciascuna finalità perseguita
• verifica della compatibilità fra la finalità dichiarata all’installazione e gli usi successivi delle immagini, in particolare quando l’impianto è stato realizzato per la sicurezza urbana
• valutazione d’impatto, di norma necessaria per la sistematicità del trattamento
• distinzione fra transiti irregolari e transiti regolari, con cancellazione dei secondi
• disciplina dell’interconnessione con banche dati anagrafiche, tributarie e di polizia
• gestione delle richieste dell’autorità giudiziaria

Quando serve la valutazione d’impatto

L’obbligo scatta per i trattamenti a rischio elevato ai sensi dell’art. 35 e per le tipologie individuate dal Garante nell’elenco adottato l’11 ottobre 2018 (provvedimento n. 467/2018, allegato 1). In materia di videosorveglianza le ipotesi ricorrenti sono la sorveglianza sistematica di aree accessibili al pubblico, i sistemi di lettura targhe, l’analisi video e il riconoscimento di caratteristiche personali, l’impiego di dispositivi mobili su territorio comunale.

La valutazione va completata prima dell’attivazione dell’impianto. Svolgerla dopo non sana l’irregolarità del periodo precedente e non evita il rilievo.

Nella Pubblica Amministrazione

Negli enti locali la materia si articola su più piani: videosorveglianza urbana per la sicurezza, dispositivi ambientali per il contrasto all’abbandono di rifiuti, strumenti in dotazione alla polizia locale, impianti negli edifici scolastici e cimiteriali, varchi e zone a traffico limitato. Ciascuna finalità richiede una base giuridica propria e un regolamento che la disciplini.

Un profilo su cui gli enti sbagliano con regolarità è il vincolo di finalità. Le telecamere installate per la sicurezza urbana, previo patto con la Prefettura, servono la prevenzione e il contrasto della criminalità diffusa e predatoria: fatte salve le ipotesi residuali introdotte in materia ambientale dal decreto Terra dei fuochi, il Garante ha ribadito nel maggio 2026 che quelle stesse immagini non possono essere impiegate per attività di natura meramente amministrativa. Le riprese restano acquisibili dalla polizia locale nell’esercizio delle funzioni di polizia giudiziaria, ma questo è un titolo diverso, che va documentato come tale.

Il trattamento per finalità di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento dei reati segue il D.Lgs. 51/2018 e non il Regolamento. Riguarda la polizia locale quando agisce come polizia giudiziaria, non l’attività di polizia amministrativa né l’accertamento amministrativo delle violazioni del Codice della Strada, che restano sotto il Regolamento. La coesistenza dei due regimi sullo stesso impianto è la ragione per cui molti regolamenti comunali risultano incoerenti.

Nelle imprese

Il baricentro è l’art. 4 dello Statuto e il rapporto con le rappresentanze sindacali. Le questioni ricorrenti riguardano gli impianti nei reparti produttivi, la sorveglianza di magazzini e aree di carico, i sistemi installati per obblighi assicurativi o di sicurezza, le telecamere in strutture sanitarie e sociosanitarie private e il raccordo con il modello organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/2001, quando l’impianto è un presidio di controllo.

Per le imprese con unità produttive ricadenti negli ambiti di più sedi territoriali dell’Ispettorato, l’istanza va presentata alla sede centrale.

Come lavoriamo

Sopralluogo prima della documentazione. Quasi ovunque esistono il cartello e la voce nel registro dei trattamenti. Ma se nessuno ha stabilito quali soggetti possano accedere alle immagini registrate e a quali condizioni, in sede di verifica il cartello non produce alcun effetto. Le irregolarità si vedono guardando l’impianto, non leggendo le carte.

Regolarizzazione senza sospensione del servizio. Un impianto irregolare va messo a norma, non spento. Ricostruiamo la posizione, presentiamo le istanze necessarie e definiamo che cosa è difendibile nel frattempo.

Competenze integrate. La materia sta a cavallo fra protezione dei dati, diritto del lavoro e sicurezza dei sistemi. Sulla stessa pratica intervengono competenze diverse.

Riscontro entro tre ore. Assistenza attiva dalle 09.00 alle 19.00, in tutti i giorni feriali dell’anno.

Esperienza sul campo. Seguiamo oltre 410 enti pubblici — fra cui 172 Comuni, le Province di Cosenza e Savona, Unioni di Comuni, Istituti Zooprofilattici Sperimentali, Enti Sanitari — e per oltre 1.300 Imprese Italiane, nel Regno Unito e in Estonia.

Domande frequenti

Serve l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro anche se le telecamere non inquadrano i dipendenti?

Sì, quando l’impianto riprende luoghi in cui si svolge attività lavorativa. L’art. 4 della legge 300/1970 si applica agli impianti dai quali derivi anche solo la possibilità di un controllo a distanza, indipendentemente dall’intenzione del datore di lavoro. L’accordo sindacale o il provvedimento della sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro vanno ottenuti prima dell’attivazione.

Vale anche per i Comuni?

Sì. L’art. 51, comma 2, del D.Lgs. 165/2001 stabilisce che lo Statuto dei lavoratori si applica alle pubbliche amministrazioni a prescindere dal numero dei dipendenti. Gli impianti che riprendono uffici, magazzini, autorimesse, cimiteri e sedi operative ricadono quindi nell’art. 4. È uno degli errori più diffusi negli enti locali, dove il regolamento di videosorveglianza viene redatto guardando solo alla disciplina sulla protezione dei dati.

Per quanto tempo si possono conservare le immagini?

Non esiste un termine valido per tutti: esiste un termine che l’organizzazione deve poter giustificare. Salvo norme di legge che fissino durate determinate, il titolare individua il termine in base al contesto, alla finalità e al rischio per gli interessati (FAQ del Garante del 3 dicembre 2020). Il provvedimento generale dell’8 aprile 2010 resta un riferimento storico, ma su questo profilo è superato dal Regolamento. Per i Comuni che riprendono la pubblica via per finalità di sicurezza urbana il termine è invece stabilito dalla legge in sette giorni.

Il decreto Terra dei fuochi autorizza i Comuni a usare le fototrappole liberamente?

No. Il decreto-legge 116/2025, convertito con legge 147/2025, rafforza la base giuridica per fattispecie determinate consentendo l’accertamento senza contestazione immediata, ma non deroga ai principi sul trattamento dei dati. Restano obbligatori l’informativa, la valutazione d’impatto e la proporzionalità dell’impiego. Il Garante ha adottato più provvedimenti su impianti comunali installati per il controllo del conferimento dei rifiuti, rilevando l’illiceità del trattamento in assenza di informativa adeguata o per riprese eccedenti l’area interessata.

Le immagini di un impianto irregolare possono essere usate in giudizio?

È una questione controversa e va valutata caso per caso. Nel contesto del rapporto di lavoro le riprese effettuate in violazione dell’art. 4 dello Statuto rischiano di essere ritenute inutilizzabili, anche in sede disciplinare. La regolarizzazione successiva non sana il periodo precedente.

Le telecamere di sicurezza urbana si possono usare per accertare violazioni amministrative?

Di regola no. Il vincolo di finalità impedisce di impiegare per attività di natura meramente amministrativa le immagini di impianti installati per la prevenzione e il contrasto della criminalità, salve le ipotesi residuali introdotte in materia ambientale dal decreto Terra dei fuochi. È un rilievo che il Garante ha ribadito di recente nei confronti di amministrazioni comunali.

Chi può visionare le immagini registrate?

Soltanto i soggetti espressamente designati, secondo istruzioni scritte e con accessi tracciati. Nella maggior parte degli impianti che verifichiamo il monitor è collocato in un locale accessibile a chiunque e non esiste alcun registro degli accessi: è un rilievo che l’Autorità muove con regolarità.

Il fornitore che gestisce l’impianto va nominato responsabile del trattamento?

Sì, quando accede alle immagini o ai sistemi che le contengono, anche solo per manutenzione. L’art. 28 richiede un atto giuridico che vincoli il fornitore e disciplini le condizioni dell’accesso. Un contratto di manutenzione privo di quella parte lascia scoperto il titolare.

Chiusura

Un sopralluogo prima di qualunque documento.

Verifichiamo l’impianto, ricostruiamo la posizione e diciamo che cosa serve per metterlo a norma senza spegnerlo.

Nessuno può assicurare che un accertamento non arrivi. Possiamo assicurare che, se arriva, l’impianto regge e la documentazione c’è.

Contattaci: amministrazione@partnerprivacy.it — riscontro entro tre ore nei giorni feriali.